• e fatura header 1

e-Fatura Nedir?

Nedir bu, e-fatura? Devamlı duymaya başladığımız ve hayatımıza hızla giren bu uygulamayı en basit haliyle şöyle tanımlayabiliriz. E-fatura, kağıt fatura ile aynı hukuki geçerliliğe sahip, göndericisinden alıcısına elektronik uygulamalar aracılığıyla saniyeler içerisinde ulaştırılan belge türüdür.

Bir de, GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı)’in e-fatura tanımına göz atalım; Türkiye’de 397 sıra no.lu VUK tebliğine ile hayata geçirilen ve 5 Mart 2010 tarihinden itibaren uygulamada olan e-fatura, veri format ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen, VUK gereği bir faturada yer alması gereken bilgilerin içerisinde yer aldığı, satıcı ve alıcı arasındaki iletiminin merkezi bir platform (GİB) üzerinden gerçekleştirildiği elektronik bir belgedir.

Kimler e-Fatura Mükellefidir ?

Esasında, isteyen her işletme e-fatura mükellefi olabilir. Bunun için tek yapması gereken GİB’e elektronik ortamda başvurmak. Bugün ülkemizde halen e-faturanın avantajları ve özellikle zaman tasarrufu yeterince anlatılmadığı için zorunluluk kapsamında olan mükellefler ağırlıkta e-faturaya geçiyor. Burada, yeni mezun arkadaşlar start-up firmalarında teknolojiyle olan yatkınlıkları ve zamanla olan yarışlarından dolayı, e-fatura ile firmalarını kurar kurmaz tanışıyorlar.

Peki, GİB kimleri e-fatura kullanımında zorunlu tutuyor. Yıllık cirosu 10 milyon TL olan mükellefler, faturalarını e-fatura olarak göndermek durumundalar. Örneğin, 2018 yılı cirosu 10 milyon TL olan bir işletme 2020 yılında e-fatura mükellefi olması gerekir. Ayrıca internet üzerinden satış yapan yıllık cirosu 5 milyon TL olan işletmelerde e-fatura mükellefi olmak zorundadırlar.

e-Fatura Uygulamasını Kullanmadan Önce Bilmeniz Gereken Tanımlar

  1. Mali Mühür: Tüzel firmaların, elektronik kaşesi olarak tanımlayabiliriz. Kamu Sertifikasyon Merkezi’nin web sitesi üzerinden başvurusu yapılır. Tübitak tarafından üretilir. Tüzel firmaların, e-fatura başvurusu için gerekmektedir.
  2. E-İmza: Şahıslara verilen, elektronik imzadır. Elektronik Sertifika Hizmet Sağlayıcılardan temin edilebilir. Şahıs firmaları, e-imza ile e-fatura başvurularını yapabilirler.
  3. HSM: Hardware Security Module un kısaltılmış halidir. GİB’in lisanslı entegratörleri, faturaları mühürlemek için kullanır. Dakikada binlerce fatura kolaylıkla mühürlenmiş olur.
  4. Temel Fatura: Göndericinin, alıcısına elektronik ortamda ulaştırdığı fatura senaryosudur. Temel faturada, fatura alıcısına otomatik onay ile ulaşır. Alıcısı, bu faturayı reddetmek istiyor ise, İade faturası kesebilir, Gib’in portalından, Noterden  veya Kep ile reddebilir.
  5. Ticari Fatura: Göndericinin, alıcısına elektronik ortamda gönderdiği, fakat alıcısı tarafından sistem üzerinden reddini veya kabul onayının verilebildiği fatura senaryosudur.

e-Fatura Kullanım Yöntemleri Nelerdir ?

GİB e-fatura gönderimi için 3 yöntemi desteklemektedir.  Mükellef, bu yöntemlerden sadece bir tanesini kullanabilir. Yöntemler hakkında bilginiz olması için özet anlatımlarını yapıyorum.

  • e-Fatura Portal Yöntemi

GİB’in ücretsiz uygulamasıdır. Tüm işlemler, manuel olarak işler. Faturanızı, kendi mali mührünüzle mühürler ve saklama işlemi sizin tarafınızdan yapılır. GİB saklama ve mühürleme işlemi yapmaz.

  • Bilgi İşlem Sisteminin Entegrasyonu Yöntemi

Bu uygulama, işletmelere maliyet ve istihdam getiren bir uygulamadır. GİB Özel entegratör firmadan talep ettiği tüm adımları (sertifikalar, veri merkezi, FKM, engine vb) bu yöntemde de olmasını ister.

  • Özel Entegrasyon Yöntemi

GİB’in testlerini geçerek, Özel Entegratör izni almış firmalar aracılığıyla, e-fatura gönderimi ve alımı yapılan bir uygulamadır. Bu yöntem işletmelere VİP hizmet sunar. Kullanmış oldukları muhasebe yazılımı ile entegredir. Mükellef adına, mühürleme ve saklama işlemini yapar. Gelen faturaların kabul süreleri ile ilgili olarak mükellefi uyarır. Mükellefin yanında ve işlerini kolaylaştıran bir yapıya sahiptir.

e-Fatura’ya Geçmenin Maliyeti Nedir ?

  1. Evet geldik, en merak edilen soruya. E-faturaya geçmenin maliyeti nedir? E-faturaya geçiş bir maliyet kalemi değil, tasarruf sağlama aracıdır.

    Burada öncelikle olmazsa olmaz birincil maliyet, Mali Mühür Ücretidir. Tüzel firmalar için 270 TL + KDV, Şahıs firmaları için 170 TL + KDV’dir.

    İkincil maliyet ise, çalıştığınız yönteme göre değişir. Ben özellikle Özel entegratörle çalışmanın maliyeti üzerinde duracağım. Özel entegratörlerde kendi aralarında farklı maliyetler çıkarmaktadır. Örneğin giriş ücreti, entegrasyon ücreti, portal kullanım ücreti ve kontör ücreti gibi maliyetler karşınıza gelebilir.

    Kolaysoft olarak, bu konudaki yaklaşımımız giriş ücreti, entegrasyon ücreti, portal kullanım ücreti almıyoruz. Sadece fatura kullanımı için baremlere göre değişen fatura birim başına kuruşlarla bedellendirilen fiyatları müşterilerimize sunuyoruz.

e-Fatura Başvuru Süreci

  1. Tübitak’dan Mali Mührü gelmiş olan mükellef, normalinde 2 adımda e-fatura aktivasyonunu gerçekleştirir.

    1.Adım e-fatura basvuru adresine giderek ilgili formu doldurup

    2.Adım Aktivasyon, Kullanıcı seçeceği yöntemi belirleyerek aktivasyonunu gerçekleştirir.

    Kolaysoft olarak e-fatura başvuru sürecinde de müşterimizi yalnız bırakmayarak e-fatura başvurusunu anahtar teslim uzmanlarımız eşliğinde gerçekleştirmekteyiz.

e-Fatura Uygulaması Nasıl Çalışır ?

E-fatura uygulaması, seçmiş olduğunuz E-fatura Kullanım yöntemine göre çalışma şekli değişir.

Ben burada, Kolaysoft entegratörlüğü üzerinden çalışma şeklini anlatacağım.

Kolaysoft’un, siz değerli müşterilerimiz için geliştirdiği kullanıcı dostu Kolay Portalı bulunmaktadır. Dilerseniz bu portal ile faturalarınızı hazırlayıp gönderebilirsiniz,

Gelen faturalarınızı onay/red cevabı verebilirsiniz.

Aynı zamanda, Kolaysoft, ülkemizde kullanılan ulusal ve yerel muhasebe yazılımlarının %90 ile entegre olarak çalışabilen bir konektöre sahiptir.

Bu konektör; kullanmış olduğunuz muhasebe yazılımı için e-fatura modülü almanıza ihtiyaç duymadan, muhasebe programınız içerisinden faturanızı gönderip, almanıza imkan sağlar.

e-Fatura’nın Avantajları

  1. Öncelikle, e-fatura çözümü bir bulut teknolojisi yani SaaS bir çözüm.

    Nedir bu SAAS çözüm derseniz; SaaS: Software as a service — hizmet olarak yazılım.

    Kullandığınız herhangi bir yazılımı satın alarak, çalışması için ihtiyacı olan tüm kaynakları sizin sağladığınız bir altyapı yerine, yazılım üreticisinin “hizmetine” dönemsel abone olarak kullanım sağladığınız bir dağıtım modelidir.

    Sektörde, bu modelin kazandığı popülarite elbette tesadüf değil. Bu sistemin getirdiği avantajları, ana hatları ile şöyle sıralayabiliriz.

    1. Faturalama maliyetiniz düşer, böylelikle paranız cebinizde kalır.

    E-fatura ile printer, kağıt, toner, zarf, postalama, saklama, kargo gibi maliyetleriniz ortadan kalkar.

    Operasyonel süreçlerin azalması, faturanın elektronik ortamda oluşturulup gönderilmesi, operasyonel süreçlerden tasarruf etmenizi sağlar.

    Fatura başı, sadece kargosuna bile ortalama 7-10 TL olan maliyetleri, e-fatura ile kuruşlara düşer.

    1. Faturanın, elektronik ortamda gönderilmesi zaman tasarrufusağlar.

    Faturalarınız, saniyeler içerisinde müşterilerinize ulaşır.

    Faturada herhangi bir yanlış yapılması durumunda, anında müdahale edebileceğiniz için hataların yol açtığı gecikmelerin önüne geçersiniz.

    Faturanızın durumunu anlık (Alıcısına ulaştı, onayladı, reddetti gibi ) takip edebilirsiniz.

                  Fatura Saklama Yükünden kurtulursunuz, mekan ve operasyonel tasarruf sağlarsınız

    Kanunlara göre her bir faturayı 10 yıl saklamanız gerekir. Bu da işletmeler için çok ciddi bir arşivleme sorunu ortaya çıkarır. Dijital arşivleme sayesinde dosyaların arasında kaybolmadan, istediğiniz zaman eski faturalarınıza dijital ortamda rahatlıkla ulaşabilirsiniz.

    Ayrıca, fatura saklamanın getirdiği iş yükü ve maliyetten de kurtulursunuz.

    1. Mali Müşaviriniz/Muhasebeciniz ile çalışmanız kolaylaşır,

    Muhasebe sisteminiz ile entegre edebilirsiniz. Böylece muhasebesel süreçleriniz hızlanır ve kolaylaşır.

    Muhasebecinize, ay sonunda faturaları iletmek yerine, her an senkronize bir şekilde çalışabilir, böylelikle olası hataların önüne geçersiniz.

    1. Doğayı korursunuz.

    Son zamanlarda çıkan orman yangıları ülkemizdeki ağaç sayısını önemli ölçüde azaltmıştır. e-Fatura uygulamaları ile en azından kesilen ağaç sayısını azaltmış oluruz. Yapılan açıklamalara göre e-fatura sayesinde Türkiye’de her yıl 200 bin ağaç kesilmekten kurtulacaktır..

e-Fatura’nın Dezvantajları

Esasında, bu başlığın altına yazabileceğimiz bir cümle yok. E-fatura yukarıdan aşağıya bir işletmeye sadece ve sadece fayda sağlamaktadır.

e-Fatura’ya Geçmemiz, Muhasebecimizle Çalışmamızı Nasıl Etkiler ?

e-faturaya geçişle beraber, teknolojinin getirmiş olduğu kolaylık sayesinde, Muhasebeciniz veri girişi için zaman harcamak zorunda kalmayacak, verileriniz otomatik olarak sisteme işlenmiş olacak. Mesaisinin büyük oranda veri girişine harcayan muhasebeciniz ciddi anlamda vakit kazanacak.